HR-Digitalisierung und HR-Software bis 2020

«Geeignete Experten finden, Mitarbeiter gezielt fördern, die Vernetzung untereinander ankurbeln, die Richtigen zu Führungskräften machen, Nachfolgeregelungen treffen, zudem digitale Ansätze integrieren: Im Personalbereich gibt es genug zu tun»

Dieses Statement von HR-Experten der Firma SAP soll den zunehmenden Bedarf nach rasch implementierbaren und flexiblen Lösungen aus der Cloud untermauern. Nach SAP zeigt die Marktforschung für die nächsten Jahre besonders viel Potenzial bei Mitarbeitersuche (E-Recruiting und Personalmarketing), Talentmangement und Nachfolgeplanung.

Aber auch  andere HR-Softwareanbieter setzen zunehmend auf die Cloud. Im «HR-Software Kompendium 2018» hat das deutsche Personalmagazin zum zweiten Mal mit einer gross angelegten Studie Markt und Leistungen der HR-Softwareanbieter untersucht. Über 200  Entscheidungsträger wurden über ihre Nutzung von HR-Software und über die Zukunftsperspektiven auf dem Weg in die digitale Zukunft befragt. Die Studie bestätigt, was die Softwareanbieter erfreut und was auch am Markt spürbar ist: die Investitionen in HR-Software nehmen zu, insbesondere im Cloud-Bereich.

Investitionen in HR-Software nehmen zu
Das grösste Interesse und Ausbaupotenzial bis 2020 ortet die Studie beim digitalen Personaldossier, beim Recruiting und bei Talent-Management (inkl. Potenzialmanagement, Performancemanagement und Learning-Management). Den stärksten Zuwachs in der Cloud erwarten die Umfrageteilnehmer wenig überraschend beim E-Recruiting, aber auch beim Talentmangement und – etwas unerwartet – bei der Zeitwirtschaft. Bei näherer Betrachtung findet sich dafür eine Erklärung: Zeiterfassung betrifft heute aus regulatorischen Gründen alle Mitarbeitenden einer Organisation und wird zunehmend auch über Mobilgeräte gemacht. Für einen flächendeckenden Zugriff und die Nutzung durch Mobilgeräte bieten sich Cloud-Services geradezu an.

Aus der Marktstudie geht deutlich hervor: Der Einsatz von HR- Software wird künftig zunehmen, über die klassische Personaladministration hinaus in neue Anwendungsgebiete. Die breite Nutzung durch Mitarbeitende und Führungskräfte, beispielsweise im Talent-Management und Learning-Management führt zu einem Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit. Die Browser-basierte Benutzeroberfläche von Cloud-Lösungen ist hier zum «Mass der Dinge» geworden. Cloud-Lösungen bieten aber weitere Vorteile: schnellere Einführung, mehr Flexibilität und eine stärkere Standardisierung. Zwar sind kundenspezifische Anpassungen und Erweiterungen nach wie vor gefragt, die Umsetzung wird aber zunehmend restriktiver gehandhabt.  «Wenn Personaler ihre Software zu stark individualisieren, übernehmen sie zunehmend IT-Aufgaben. Die eigentliche Aufgabe einer HR- Abteilung ist aber, HR zu machen und nicht IT. », so SAP.

«Mit Cloud-Lösungen werden IT-Vorhaben zunehmend als Fachbereichsprojekte behandelt»

Veränderte Rollen von HR-Fachabteilung und IT
Der Appetit des HR auf neue Lösungen ist gross, mit dieser Tatsache ist die IT in vielen Organisationen schon seit Jahren konfrontiert. Aus Ressourcengründen gibt es meist mehr oder weniger hohe Hürden, bis eine neue Applikation eingeführt werden kann: Projektidee, Beurteilung durch IT-Steuerungsgremium, Prüfung der Konformität zu Architektur und Strategie, IT-Antrag, Projektportfolie-Planung, usw. Dies ist ja alles begründet und hat auch seine Richtigkeit. Tatsache ist jedoch auch, dass aus Business-Sicht viel Zeit verstreicht, bis neue Lösungen kommen – und dies in einem Zeitalter, wo sich Bedürfnisse und Anforderungen rasch ändern.
Die Projektinitialisierung hat sich mit der Verfügbarkeit von Cloud-Lösungen geändert: hier übernimmt immer häufiger die HR-Abteilung den Lead und die Vorhaben werden als Fachbereichsprojekte behandelt. Man orientiert sich stärker an auf dem dem Markt verfügbaren Standardlösungen und „best practice“ Prozessen – und man lässt sich die Lösungen zeigen oder macht Referenzbesuche. Auf die IT kommen dafür andere Aufgaben zu: Integration von Cloud- und On-Premise Lösungen, Security und Identitätsmanagement für die Cloud und ein anspruchsvoller gewordenes Vertragsmanagement (Datenschutz, Sicherheit, Verfügbarkeit, Kontinuität). Nach wie vor aber braucht es für tragbare und nachhaltige Lösungen die Zusammenarbeit von HR und IT. Der Schweizer IT-Berater Matthias Günter spricht von einer «Co-Evolution» von Fachbereich und IT – angesichts der Herausforderungen und Veränderungen durch die Digitalisierung wohl keine Übertreibung.

Roland Füllemann, Chefredaktor von referenzportal.ch, hat 20 Jahre Erfahrung mit Informatikprojekten im ERP-Umfeld. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Projektinitialisierung, Vorstudien und Ausschreibungen für die öffentliche Verwaltung. Vorstudien und Architekturplanung für HR-Software bietet er unter dem Dach der example consulting an.